Inleiding

​

De bescherming van uw privacy is van groot belang voor GD Administratie & Advies Wij houden ons dan ook aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarin wettelijk wordt bepaald hoe wij met uw persoonsgegevens moeten omgaan. Via deze Privacyverklaring willen wij u als websitebezoeker van GD Administratie & Advies, onze klanten aan wie wij schoonmaakdiensten en aanvullende diensten verlenen en sollicitanten graag informeren over de persoonsgegevens die wij (mogelijk) verwerken. Denk daarbij aan gegevens die u verstrekt bij het gebruiken van onze website en andere diensten zoals online promoties, evenementen en acties. Deze Privacyverklaring geeft u antwoord op vragen als: welke persoonsgegevens verwerkt GD Administratie & Advies (mogelijk) van u; waarvoor gebruikt GD Administratie & Advies uw persoonsgegevens; aan wie verstrekt GD Administratie & Advies uw persoonsgegevens (mogelijk); en over welke rechten beschikt u ten aanzien van uw persoonsgegevens? Het uitgangspunt van GD Administratie & Advies is dat wij alleen uw persoonsgegevens gebruiken indien dat strikt noodzakelijk is en indien wij de veiligheid daarvan kunnen waarborgen. Door uw gebruik van deze website voort te zetten, stemt u in met deze Privacyverklaring.

 

​

Wanneer is deze Privacyverklaring van toepassing?

​

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die door GD Administratie & Advies worden verwerkt, met tussenkomst van haar websites, haar social media kanalen en haar online promoties voor evenementen en acties die per e-mail worden verzonden. Daarnaast is deze Privacyverklaring van toepassing op alle persoonsgegevens die door GD Administratie & Advies verwerkt worden in en met betrekking tot haar dienstverlening. Ten slotte is deze Privacyverklaring ook van toepassing indien u bij ons solliciteert.

 

​

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

​

GD Administratie & Advies gevestigd te Papendrecht (Buitendijks 40A, 3351 LX Papendrecht), met KvK-nummer 56833997, is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens. Wilt u contact met ons opnemen? Gaat u dan verder naar het kopje “Contact”. Daar vindt u onze contactgegevens.

 

​

Op welke wijze vergaren wij uw persoonsgegevens?

​

GD Administratie & Advies begrijpt dat de bescherming van uw privacy voor u van belang is. De bescherming van uw privacy is daarbij een belangrijk element van kwaliteit. GD Administratie & Advies hecht veel waarde aan het creëren van bewustzijn op de werkvloer ten aanzien van een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. De zorgvuldige omgang dient betrekking te hebben op de persoonsgegevens van klanten, hun medewerkers, andere zakelijke relaties, maar ook op onze eigen medewerkers. GD Administratie & Advies streeft naar zowel compliance als het behouden van een werkbare situatie voor alle betrokkenen. Dit alles binnen de wettelijke kaders en met een passie voor ondernemen en dienstverlening. Graag geven wij u hieronder inzicht in de persoonsgegevens die wij van u nodig hebben en waarvoor wij die nodig hebben.

​

GD Administratie & Advies vergaart uw persoonsgegevens op de volgende wijze:

• Doordat u (of een derde ten behoeve van u) direct met ons communiceert per e-mail, brief, fax of telefonisch, bijvoorbeeld wanneer u vragen heeft ten aanzien van onze dienstverlening of indien u vragen heeft inzake de online faciliteiten op de website;

• Doordat u (of een derde ten behoeve van u) op een andere wijze persoonsgegevens aan ons verstrekt, bijvoorbeeld door een overeenkomst met ons te sluiten. Hieronder kunnen ook uw bijzondere persoonsgegevens vallen;

• Doordat u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of een van onze evenementen;

• Doordat u zich abonneert en/of onze social media kanalen volgt;

• Doordat wij persoonsgegevens via andere bronnen verzamelen, zoals door middel van openbare bronnen, of door middel van andere partijen, zoals via adviseurs e.d.;

• Door analyse van onze technische tools en diensten, die wij gebruiken voor onze websites;

• Door bij ons te solliciteren.

 

​

Voor welke doeleinden verwerkt GD Administratie & Advies uw persoonsgegevens?

​

De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om u daadwerkelijk te kunnen voorzien van onze diensten. In het vervullen van onze rol als opdrachtnemer, leverancier en binnen de verschillende facetten van dienstverlening waarin GD Administratie & Advies werkzaam is, kunnen in ieder geval (maar niet uitsluitend) de volgende verwerkingen van persoonsgegevens behoren: het beheren van gegevens van prospects, klanten en opdrachtgevers alsmede het onderhouden van deze zakelijke relaties. Daarnaast verwerkt GD Administratie & Advies uw persoonsgegevens om met u in contact te komen.

GD Administratie & Advies verwerkt in ieder geval de volgende persoonsgegevens: uw voor- en achternaam, geslacht, titel, functie, e-mail, andere contactgegevens, naam van het bedrijf/organisatie waarvoor u werkzaam bent, rechtsverhouding tot anderen, adresgegevens en overige gegevens die u aan ons verstrekt. Voorts verwerken wij financiële gegevens teneinde betaling van onze dienstverlening te realiseren. Indien de wet dat vereist bewaren wij een kopie van uw legitimatiebewijs. Bovenstaande gegevens mogen we gebruiken op basis van de overeenkomst die we met u afsluiten, zonder daarvoor uw specifieke toestemming te vragen. We delen deze persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit voor de uitvoering van de overeenkomst nodig is of u ons hiervoor toestemming geeft.

Voorts kunnen wij in het kader van onze dienstverlening persoonsgegevens van vaste en flexibele werknemers aan klanten en opdrachtgevers verstrekken, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst en onze dienstverlening. Veel medewerkers bevinden zich extern, bij de klanten/opdrachtgevers. De wet verlangt om bepaalde persoonsgegevens van deze medewerkers indien deze klanten en opdrachtgevers in een specifieke sector actief zijn. Zo kan het voorkomen dat een klant een vog-verklaring nodig heeft van onze medewerkers (bijvoorbeeld in het geval van schoonmaakdiensten bij een kinderopvang, op grond van de Wet Kinderopvang). Deze klanten/opdrachtgevers dienen de identiteit van de werknemers te kunnen controleren en gegevens op te nemen in hun administratie.

​

​

Marketing en Business Development-activiteiten:

​

Wij houden u graag op de hoogte van onze dienstverlening en wij blijven graag met u in contact. Indien u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, een bepaald evenement of ons een e-mail of sollicitatie stuurt, dan verwerken wij uw gegevens in het kader van die nieuwsbrief, evenement, e-mail of sollicitatie. Wij kunnen u ook nieuwsbrieven of uitnodigingen sturen op ons eigen initiatief. Bovendien verwerken wij persoonsgegevens in het kader van wettelijke verplichtingen of, waar relevant, in het kader van onze dienstverlening. In het onderstaande worden onze verwerkingen van persoonsgegevens nader toegelicht.

 

​

Social media

​

GD Administratie & Advies heeft een eigen LinkedIn-pagina en Facebook-pagina, waarop u zich geheel vrijblijvend kunt abonneren. Via onze social media kanalen informeren wij u over de laatste ontwikkelingen binnen GD Administratie & Advies, delen wij vacatures en hebben wij interactie met klanten en medewerkers van GD Administratie & Advies. Daarnaast informeren wij u over andere bedrijfsgerelateerde aangelegenheden en evenementen waarvan wij menen dat die interessant zijn voor u.

Indien u zich aanmeldt voor onze social media kanalen, verwerken wij de volgende gegevens van u: uw voor- en achternaam, titel, functie, uw contactgegevens zoals e-mailadres en social media pagina, het bedrijf waarvoor u werkzaam bent en de berichten en filmpjes die wij plaatsen en die u interessant vindt.

Weest u zich ervan bewust dat, indien u ervoor kiest om zich te abonneren op onze social media kanalen, dat als zodanig zichtbaar is voor andere gebruikers van de desbetreffende social media. Datzelfde geldt, indien u ervoor kiest om een bijdrage van onze pagina te delen via social media.

Onderhavige Privacyverklaring is niet van toepassing op voormelde gegevensverwerkingen. Indien u meer te weten wilt komen over de privacybeschermende maatregelen door deze derde partijen, dient u de desbetreffende privacyverklaring bij die derde partijen op te vragen.

Wij zullen uw gegevens bewaren totdat u uw toestemming intrekt. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken of aanpassen.

 

​

Website

​

Via onze website (www.gdadministratie.nl) verwerken wij uw persoonsgegevens voor technische en functionele analyses van de website met het oog op het genereren van statistieken en om onze website te analyseren en/of te verbeteren. De persoonsgegevens die via onze websites worden verwerkt zijn: gegevens omtrent het apparaat waarmee u onze website bezoekt, waaronder IP-adressen en gegevens omtrent uw bezoek aan onze website, waaronder begrepen de pagina’s die bezoekers aanklikken. Voormelde gegevens worden verwerkt in statistieken inzake: de functionaliteit (is de pagina goed vindbaar?), foutmeldingen (zijn er webpagina’s die niet goed opstarten?) en de relevantie (is de webpagina nog relevant?). De persoonsgegevens die wij hiervoor verzamelen, verwerken wij gedurende 24 maanden. De gegevens zullen ook worden gebruikt om onze diensten te promoten.

Indien u via onze websites een e-mail verstuurt naar info@gdadministratie.nl of indien u telefonisch contact met ons opneemt via +31 78 844 7819, zullen wij uw persoonsgegevens verwerken om uw vraag te kunnen beantwoorden of uw opmerkingen te kunnen verwerken. Ook deze gegevens worden binnen 14 maanden door ons verwijderd.

 

​

Cookies

​

GD Administratie & Advies maakt gebruik van cookies op haar websites. Cookies zijn kleine bestandjes welke op uw computer, tablet of smartphone opgeslagen worden bij het bezoeken van onze websites. Voor het goed laten functioneren van haar websites maakt GD Administratie & Advies gebruik van functionele cookies en/of analytische cookies. Tevens maakt GD Administratie & Advies gebruik van cookies om de inhoud van haar websites te delen via social media. Om deze cookies op uw computer te mogen plaatsen wordt er vooraf toestemming gevraagd aan de bezoeker van de websites.

​

​

Sollicitaties

Indien u bij ons solliciteert, zullen wij de volgende gegevens verwerken en bewaren: uw voor- en achternaam, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer, e-mail en overige persoonlijke gegevens vermeld in uw sollicitatie. Hieronder kunnen ook uw bijzondere persoonsgegevens vallen zoals een VOG-verklaring. Deze gegevens zullen alleen worden verzameld en verwerkt gedurende het sollicitatieproces en worden binnen 4 weken na beëindiging van het proces door ons verwijderd indien de sollicitatieprocedure geen succes heeft gehad. Alleen indien u daarvoor toestemming geeft zullen wij uw gegevens uiterlijk één jaar bewaren. Indien de sollicitatie wel succes heeft gehad, worden de gegevens bewaard tot 1 jaar na einde dienstverband.

 

​

Juridische grondslagen voor het verzamelen van persoonsgegevens

​

Wij verwerken uw persoonsgegevens op grond van één of meer van de volgende juridische grondslagen:

• Uitoefening van een overeenkomst, zoals bijvoorbeeld een overeenkomst tot het verrichten van  onze dienstverlening;

• Gerechtvaardigd belang;

• Uw toestemming;

• Noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer wij gegevens moeten verstrekken voor de uitvoering van de Belastingwet.

 

 

De verkrijging van uw persoonsgegevens door derden

​

Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan een overeenkomst, dan wel om wet- en regelgeving na te leven. Voor zover noodzakelijk kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld binnen GD Administratie & Advies. In zo’n geval zal GD Administratie & Advies erop toezien dat het verwerken van deze persoonsgegevens binnen de doeleinden zal plaatsvinden. GD Administratie & Advies verstrekt in geen enkel geval persoonsgegevens aan derden ten behoeve van commercieel gewin. 

Wij delen gegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting van bijvoorbeeld de Rijksoverheid of handhavingsinstanties zoals de Autoriteit Persoonsgegevens. Als geen sprake is van een wettelijke verplichting of van noodzaak voor het uitvoeren van een overeenkomst, verstrekken wij alleen gegevens aan anderen nadat we van u expliciete toestemming hebben verkregen.

 

​

Wie heeft er toegang tot uw persoonsgegevens?

​

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door diverse afdelingen binnen GD Administratie & Advies. Zo is bijvoorbeeld onze Marketing & Communicatieafdeling verantwoordelijk voor de verzending van onze nieuwsbrieven, persberichten, uitnodigingen en het plaatsen van berichten op onze social media kanalen. Voor zover nodig, in het geval u sectorspecifieke informatie wenst te ontvangen, worden uw persoonsgegevens gedeeld met de betreffende afdeling. Voor het uitvoeren van haar diensten kan GD Administratie & Advies gebruik maken van een externe partij welke ondersteunt bij gegevensverwerkingen. Bovendien kan zij haar diensten uitbesteden. Voorbeelden hiervan zijn het uitbesteden (deels) van: ICT diensten, budget-coaching, het inwinnen van juridisch advies, de inzet van zzp-ers en andere supportdiensten. Deze derden kunnen persoonsgegevens verwerken, waardoor zij als verwerker worden aangemerkt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming. GD Administratie & Advies eist van haar verwerkers een hoog niveau van bescherming van persoonsgegevens. Verwerkers worden mede geselecteerd op hun privacybeleid. Afspraken worden contractueel vastgelegd en indien daartoe aanleiding is, wordt de nakoming hiervan gecontroleerd. Met deze verwerkers wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten. Bovendien zullen wij enkel persoonsgegevens delen voor de doeleinden zoals omschreven in deze Privacyverklaring. Bovenstaand brengt tevens mee dat in bepaalde omstandigheden persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere partijen, bijvoorbeeld met derden die relevant zijn voor het verlenen van onze dienstverlening, zoals accountants, overheidsinstanties of organisaties welke betrokken zijn bij het hosten van een evenement.

 

​

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

​

GD Administratie & Advies heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens passend en adequaat te beschermen. GD Administratie & Advies verwerkt met name persoonsgegevens van klanten en medewerkers. CSR focust op beveiliging van de ICT-processen en –systemen. De beveiliging is gericht op de bescherming van informatie zelf en de middelen waarop het wordt opgeslagen zoals verschillende informatiesystemen, hardware, operating systems, databases, bedrijfsnetwerken en de fysieke locaties. GD Administratie & Advies gebruikt diverse digitale beveiligingstechnieken zoals: encryptie, firewalls en beveiligde servers. Verder geldt dat uw persoonsgegevens op beveiligde, Nederlandse dan wel Europese servers worden opgeslagen.

Verder voorzien wij al onze medewerkers van instructies inzake het belang van het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Al onze medewerkers instrueren wij voorts over organisatorische beschermingsmaatregelen, zoals: een datalekprotocol; de inhoud van onderhavige Privacyverklaring; de noodzaak van het verkrijgen van toestemming bij verzending van nieuwsbrieven en informatie met betrekking tot andere marketingdoeleinden; en de noodzaak om hun wachtwoorden en / of devices voortdurend te beschermen.

 

Rechten met betrekking tot eigen persoonsgegevens

​

U heeft als betrokkene een aantal rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Het recht van inzage. U kunt een verzoek doen om uw persoonsgegevens in te zien. Er kunnen omstandigheden van toepassing zijn waardoor u geen recht van inzage heeft;

• Het recht op aanpassing van uw persoonlijke gegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;

• Het recht om vergeten te worden. Er kunnen omstandigheden van toepassing zijn waardoor wij toch uw gegevens moeten bewaren of verwerken, bijvoorbeeld als hiertoe een wettelijke verplichting bestaat;

• Het recht om bezwaar te maken of een beperking van de verwerking te verzoeken. Wederom geldt dat wij onder bepaalde omstandigheden niet aan dit verzoek hoeven te voldoen;

• Het recht op data-portabiliteit. Dit betekent dat u het recht heeft om uw persoonsgegevens op een gebruikelijke en gestructureerde wijze te ontvangen en dat u het recht heeft om de data over te hevelen naar een andere verantwoordelijke;

• Het recht om een bezwaar en/of klacht in te dienen bij de toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens);

• Het recht om uw toestemming in te trekken. Wij merken op dat, voor de uitoefening van dit recht geldt dat, onder bepaalde omstandigheden, GD Administratie & Advies gerechtigd is om de verwerking van uw persoonsgegevens te blijven voortzetten (in weerwil van uw intrekking), indien de verwerking noodzakelijk is voor GD Administratie & Advies om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen.

 

​

Bewaarbeleid

​

Gegevens worden niet langer dan noodzakelijk bewaard voor de hierboven genoemde doeleinden. GD Administratie & Advies houdt hierbij rekening met de wettelijk bepaalde bewaartermijnen dan wel de termijnen die in het Vrijstellingsbesluit van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn bepaald. GD Administratie & Advies hanteert de wettelijke bewaartermijnen die voor gegevensverwerkingen geldig zijn vastgelegd. 

 

​

Wijzigingen in deze Privacyverklaring

​

GD Administratie & Advies behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring. Deze versie is vastgesteld op 1 september 2020. Het kan voorkomen dat de situatie zich voordoet dat de Privacyverklaring moet worden gewijzigd. Wij adviseren u dan ook om deze pagina regelmatig te raadplegen. Indien er grote wijzigingen plaatsvinden zal GD Administratie & Advies dit aankondigen. 

 

​

Vragen, verzoeken of klachten?

​

Met dit document wil GD Administratie & Advies u duidelijkheid geven over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens. Indien u vragen heeft over uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, u niet tevreden bent over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, of u specifieke vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons, kunt u te allen tijde contact opnemen met ons per e-mail (info@gdadministratie.nl) of telefonisch +31 78 844 7819. Wij kunnen u vervolgens, indien u dat wenst, in contact brengen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming.

Wij verzoeken u vriendelijk om, indien u contact met ons opneemt, te allen tijde duidelijk aan te geven wie u bent of namens wie u belt, zodat GD Administratie & Advies zeker weet dat zij de juiste persoonsgegevens kan aanvullen, aanpassen of verwijderen. Om fouten te voorkomen kan GD Administratie & Advies u verzoeken om uw legitimatie.

Indien u van mening bent dat, GD Administratie & Advies of een medewerker van GD Administratie & Advies, onzorgvuldig omspringt met uw persoonsgegevens, heeft u het recht om een klacht in te dienen. U kunt uw klacht indienen bij GD Administratie & Advies of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

​

​

​

​